Зберігання первинних документів в електронному вигляді полегшує доступ до інформації, зменшує витрати на зберігання документів, покращує обробку даних. Будь-хто, чи то відомі жінки керівники, чи менеджери проєктів, чи директори з розвитку бізнесу, кожен розуміє важливість електронних документів.
Переваги такого зберігання
Зберігання первинних документів в електронному вигляді має численні переваги. Ось деякі з них:
- ефективність і швидкість (електронне зберігання дозволяє швидше та ефективніше знаходити, переглядати та обробляти документи);
- оптимізація робочих процесів (електронні системи документообігу можуть автоматизувати багато рутинних завдань);
- економія простору і ресурсів (електронне зберігання документів усуває необхідність у фізичних просторах для архівування паперових документів);
- забезпечення безпеки інформації (використання електронних систем дозволяє застосовувати різні заходи безпеки, зменшується ризик втрати або несанкціонованого доступу до важливої інформації);
- довгострокове зберігання і можливість відновлення;
- спільні стандарти та сумісність.
Мінуси е-документів
Документи дуже часто зберігають в pdf-файлах чи графічних форматах. Це дійсно зручно. Важко уявити в сучасному світі використання тільки документів, надрукованих на папері.
Але в цьому є і мінуси та ризики. Потрібно враховувати такі моменти:
- безпека даних;
- ризик втрати даних;
- вартість впровадження та обслуговування;
- відповідність нормам законодавства;
- потреба в кваліфікованому персоналі;
- залежність від технологій.
Електронний архів
Здебільшого електронні архіви визначаються як системи зберігання, управління інформацією та доступу до електронних документів і даних. Вони можуть охоплювати різноманітні види електронних документів.
Електронний архів – це як “цифрова пам’ять”, де інформація зберігається і використовується у великому віртуальному сховищі. Це місце, де ви знаходите та зберігаєте цифрові файли як у реальному архіві. Але насправді ви можете набагато швидше знайти те, що вам потрібно.
Наприклад, провідна українська IT-компанія UNITY-BARS у своєму продукті пропонує такий функціонал:
- виконання операцій над файлами в рамках певного технологічного процесу: перегляд, перевірка, розміщення файлів в пакети різних типів і інші);
- формування, редагування, видалення пакетів файлів;
- підтримка електронних підписів;
- створення нових папок, редагування і видалення існуючих папок, угруповання документів у папки;
- веб-сервіс прийому документів з зовнішніх джерел.
Більшості з нас зрозуміло? як багато переваг ми отримуємо при зберіганні документів в електронному форматі. Їх набагато більше, ніж мінусів. Навіть, враховуючи певні незручності чи ризики, більшість із нас захоче використовувати електронні варіанти. Паперові документи – це минуле, а ми повинні дивитись у майбутнє.
ПРОМО
ФОТО ТИЖНЯ
